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Becas de investigación con límite de solicitudes: por qué es necesario controlar la demanda y la realidad del sector académico

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Guest Author Perspective on the blue banner. The title says 'Limited submission research funding: the need for managing demand and the realities within the university sector'. The name of the author Jaydene Witchell, PhD, is below the title. An image of the author is on the right. The logo of scientifyRESEARCH is at the bottom.

Hablo por experiencia, la gestión del proceso de trabajo de una universidad para determinar quién puede solicitar financiación externa y quién no, es una tarea ardua y desagradecida. A nadie le gusta que le digan que no. Y creo que podemos estar de acuerdo en que, cuando no sabes quién ha tomado la decisión o cuáles han sido sus razones, es mucho más difícil aceptarlo y seguir por tu camino. 

A medida que las convocatorias con cantidad máxima de solicitudes se vuelven más frecuentes, las instituciones se darán cuenta de que la selección interna de procesos de trabajo no es solo insostenible, sino que roza la falta de ética. Y a medida que los financiadores examinen nuestros procesos de toma de decisiones, siguiendo unos planes de acción más amplios en materia de igualdad, diversidad e inclusión (en inglés, EDI), es posible que tengamos que preguntarnos: ¿cómo podemos hacer esto mejor? 

Perspectiva de la entidad financiadora: las convocatorias con límite de solicitudes controlan la demanda

La competición para obtener una beca de financiación es intensa y los presupuestos se extienden más que nunca. Cuantas más solicitudes se reciban, menor porcentaje será el de las admitidas. Algo que complica las cosas, además, es el reto de guiar un gran número de solicitudes a través de las diferentes fases de evaluación. El delicado equilibrio del sistema de revisión por expertos se quiebra bajo el peso de la demanda.  

Merece la pena mencionar que hay muchas formas de gestionar la demanda en una convocatoria de subvención, y el límite de solicitudes por institución solo es una de las opciones.  

Otros métodos incluyen la restricción de solicitudes en que los solicitantes pueden dirigir o codirigir, limitar la cantidad de premios que se otorguen, o introducir una política de no devolución. Por ejemplo, quienes se interesen podrán solicitar un programa solo una vez en su carrera, o en un momento concreto de su carrera, o se les pueda aplicar una estrategia de no más de tres intentos, que prohíbe echar más solicitudes después de presentar repetidamente propuestas de baja calidad.  

En este blog, vamos a centrarnos en las solicitudes limitadas a nivel institucional, aunque muchos de los temas que trataremos son relevantes independientemente del enfoque que se dé a la gestión de la demanda.

A principios de este año, el Consejo de Investigación de Ciencias Físicas e Ingeniería (cuyas siglas en inglés son EPSRC), que forma parte del departamento de Investigación e Innovación del Reino Unido (en inglés, UKRI), señaló una tendencia preocupante entre sus 36 universidades colaboradoras. Datos sobre la respuesta a la revisión por expertos demostraron una caída en el número de investigadores que aceptan invitaciones para revisar y un aumento de no respuesta. Esta circunstancia no es única entre la EPSRC, sin embargo, y tampoco es un reto al que se enfrenten solo los financiadores.  

Presentamos esta información a la comunidad de investigadores de nuestra institución: su opinión sobre la carga que supone comprometerse a realizar revisión por expertos es completamente entendible y, por desgracia, no sorprende, teniendo en cuenta los actuales debates sobre las deficiencias en la evaluación del rendimiento académico.  

No trataré más sobre esto, pues sería injusto para la comunidad el intentar resumir en un par de frases un tema tan complejo. Con todo, el bajo índice de respuesta a las peticiones de revisión por expertos supone que, cuanto mayor sea la cantidad de solicitudes que se reciban a través de los portales de las entidades financiadoras y más largo el plazo de entrega para asegurar una revisión adecuada, mayor es la presión que soportan los financiadores para garantizar que las solicitudes reciben una evaluación justa que permitirá tomar decisiones informadas y puntuales. Si nos esforzamos en conseguir un futuro más sostenible para el sistema de revisión por expertos, será beneficioso tanto para los solicitantes como para los financiadores.  

Confesiones de una gestora de subvenciones: la presión del sistema de revisión por expertos 

Durante diez años trabajé para un financiador de investigación y una de mis responsabilidades principales era identificar a posibles revisores, ponerme en contacto con ellos y negociar sobre las solicitudes de subvención dentro de mi dosier. Utilizo el verbo ´negociar´ a propósito, pues eso era exactamente lo que hacía: regatear sobre plazos de entrega y expectativas. 

He sentido el pánico de tener que contactar a más de veinte académicos para una sola solicitud, con la esperanza de garantizar un mínimo de tres revisiones con una antelación suficiente a la inminente fecha de la presentación ante el jurado. Esa parte fue para mí la más difícil, pues el tiempo que se necesitaba para este proceso variaba mucho con cada solicitud y no dependía de mí. Por otro lado, fomentó un sentimiento de compañerismo entre el equipo que se encargaba de las subvenciones. Cuando teníamos que enfrentarnos al hecho de no haber obtenido suficientes revisiones de expertos, solíamos compartir sugerencias sobre posibles revisores o nuevas disciplinas que explorar.  

La revisión por expertos, dentro del contexto de financiación a la investigación, también se refiere al papel que juegan el jurado o los comités que apoyan a la entidad financiadora y que reflexionan sobre los comentarios de cada uno de los expertos para clasificar las solicitudes recibidas. Me he dado cuenta de las excesivas presiones que una convocatoria significativa supondría para los miembros del comité. 

Desde un punto de vista logístico, sí que existe una cantidad máxima de solicitudes que un jurado puede evaluar en un día. Y, lo que es más importante, también hay un límite para la cantidad de solicitudes que un jurado pueda leer y considerar de forma razonable, dado el gran volumen de papeleo implicado y el tiempo necesario para evaluar toda la documentación a fondo para poder hacer una recomendación.  

Parte de mi trabajo era hacer la experiencia lo más cómoda posible para el jurado. No sé la cantidad de tazas de café con galletas que se tomaron, ni cuántas veces oí la frase: “No tenemos tiempo para pensar en esto”. 

Un apunte para los investigadores que lean esto: los financiadores buscan a revisores expertos y miembros potenciales del jurado principalmente introduciendo palabras clave en buscadores y a través de la página web de la institución a la que pertenezca el solicitante. Es una buena idea, por lo tanto, mantener tu perfil actualizado. A menos que no quieras que te encuentren, en cuyo caso ignora eso último.   

Perspectiva de una institución de investigación: convocatorias con número máximo de solicitudes suponen muchas más capas de complejidad 

Una vez que la convocatoria con límite de solicitudes se ha publicado, quienes se encarguen de la asistencia institucional antes de entregar los premios se preguntarán: ¿Tenemos que hacer algo para prepararnos? ¿Y qué es ese algo?  

He hablado sobre esto con compañeros que también se dedican a la gestión de proyectos de investigación y estoy casi segura de que muchos de los que leéis esto también lo habéis hecho. Cada vez que una convocatoria con financiación limitada se publica, tenemos que considerar cómo proceder. 

Este proceso se verá influenciado por los detalles específicos de las medidas de gestión de demanda que se hayan tomado, el objetivo de la convocatoria y la amplitud de las competencias del financiador, así como el grado en que los puntos fuertes de la investigación coinciden con lo que busca el financiador.

Normalmente, utilizamos los términos ‘duro’ y ‘blando´ para categorizar las medidas tomadas por la entidad financiadora para gestionar la demanda. Son medidas ´duras´ aquellas que se refieren a límites en el número de solicitudes propuestas por las instituciones, y son medidas ´blandas´ cuando la entidad financiadora solamente recomienda (o enfatiza, utilizando texto en negrita) que las instituciones elaboren una lista de prioridad, pero no establece ningún límite.  

Podrían darse ambas circunstancias a la vez, algo que ya he observado previamente, en que el financiador primero aplica unas medidas blandas, pero comenta que más adelante podría aplicar un límite más firme si considera que la cantidad de solicitudes que se están procesando supera una cierta cifra (que suele medirse tras una fase de “manifestación de interés”). De modo que se nos presenta un problema; como diría Shakespeare, si hubiese sido gestor de proyectos de investigación: “Filtrar o no filtrar, esa es la cuestión”. Porque nadie quiere más procedimientos ni más documentos que rellenar, si se puede evitar.  

Confesiones de un gestor de desarrollo de investigación universitaria: barreras y desigualdades 

Creo que existe la percepción de que las convocatorias de financiación con solicitudes limitadas, o con cualquier tipo de medida para el control de la demanda, significará que las solicitudes serán de mejor calidad. Si bien la certeza de calidad no es la principal razón por la que se aplican este tipo de medidas, siempre es una consecuencia bien recibida. 

En teoría, limitar la cantidad de solicitudes presentadas por las instituciones supone un enfoque más estratégico a la hora de elaborar propuestas de subvención. A veces, esto es cierto, como evidencia la Revisión de la Gestión de Demandas de 2015-2017 del Consejo de Investigación de Medioambiente (parte de UKRI), donde se demostraba una disminución de puntuaciones bajas y solicitudes incompetentes después de haber aplicado medidas de control de demanda de solicitudes. Sin embargo, en términos generales, me temo que la realidad dista mucho de ser ideal.

Recientemente, el Instituto Elizabeth Blackwell, la Universidad de Bristol y la empresa MoreBrains Cooperative han sacado un estudio sobre la igualdad, diversidad, inclusión y transparencia durante el proceso de solicitar financiación para investigación. En este análisis se profundizó sobre el ambiente de antes de la adjudicación.

Durante una conversación, que duró seis meses, con las partes interesadas provenientes de universidades de todo Reino Unido, los autores descubrieron preferencias sistemáticas, obstáculos y desigualdades vividas por investigadores y personal encargado de la gestión de proyectos a la hora de acceder y proporcionar asistencia a las convocatorias de financiación.   

Los resultados se presentaron como un diagrama de flujo de trabajo que refleja el ambiente previo a la adjudicación, desde la concepción inicial de ideas y la identificación de mecanismos de financiación adecuados, hasta la aprobación de la financiación y el visto bueno de la institución. Este informe me impactó profundamente en mi rol de gestora de proyectos de investigación, tanto que me hice voluntaria para participar en los talleres iniciales. 

El informe da visibilidad y credibilidad a las preocupaciones que los gestores de proyectos de investigación han experimentado durante la etapa previa a la adjudicación durante años. Anteriormente solo se hablaba de esto en conversaciones secretas entre compañeros durante los descansos, o mediante el intercambio de miradas incómodas a la hora de comunicar el resultado de una toma de decisión que ha sido cuando menos cuestionable.  

El control de la demanda en convocatorias de financiación se menciona solo brevemente como un elemento más del amplio panorama previo a la adjudicación, pero el mensaje está claro: muchas universidades no están preparadas ni tienen el conocimiento, las herramientas o los recursos necesarios para garantizar que las secuencias de tareas para procesar solicitudes limitadas se apliquen de forma coherente, justa y transparente. 

Trabajar juntos: las convocatorias de solicitudes limitadas son solo una parte de un tema mucho más amplio 

De modo que, ¿cómo podemos avanzar? El informe de la Universidad de Bristol y MoreBrains proporcionan un punto de partida indispensable: al señalar las carencias e insuficiencias de los procesos de trabajo actuales, podemos empezar a cuestionar lo que hacemos y cómo lo hacemos. Y al transformar los resultados del estudio en once recomendaciones para instituciones y entidades financiadoras, los autores han tomado una iniciativa importante para apoyar la aplicación práctica de posibles soluciones. Sin embargo, los autores concluyen:

“… la aplicación de criterios de igualdad, diversidad e inclusión no será suficiente para cambiar de manera sustancial el sistema de la investigación académica. Deben reforzarse con consecuencias para las malas prácticas”.

Para que haya cambio tienen que haber recursos (tanto nuevos como redirigidos) y una gestión efectiva de los mismos. Muchas veces, la planificación estratégica y la ejecución operativa de estos cambios se les encarga a los gestores de proyectos de investigación, quienes ya tienen una carga de trabajo excesiva y una lista de tareas pendientes interminables.  

Necesitamos un motor de cambio para fomentar un ecosistema en que las secuencias de trabajo deficientes sean malas para las empresas, mientras que aquellas secuencias que sean transparentes, equitativas e inclusivas sean indicaciones resplandecientes de buenas prácticas. Ahí es donde las entidades financiadoras pueden desempeñar un papel importante, y ya son muchas las que están marchando en esa dirección.  

Soy optimista sobre los planes de acción sobre igualdad, diversidad e inclusión emergentes de UKRI, en relación a los cribados internos de las universidades y los procesos de selección desde dentro de la cartera del EPSRC. Las universidades asociadas han recibido una breve encuesta a modo de primer paso dentro de un programa a largo plazo orientado a comprender los enfoques actuales sobre las secuencias de trabajo relacionadas con las solicitudes limitadas.  

Parece que las entidades financiadoras, como UKRI, están empezando a darse cuenta de que se les ha conferido un interés en el ambiente previo a la adjudicación, mucho antes de que se haya enviado una solicitud si quiera, en caso de que de verdad quieran favorecer prácticas inclusivas dentro del campo de la financiación de investigación. Además, hay mucho que las instituciones pueden aprender las unas de las otras sobre diseñar, implementar y llevar a cabo la evaluación por expertos y la toma de decisiones.  

Únete al webinar ‘Putting a Cap on it: the challenges and successes in creating workflows for limited submission research funding’ el 10 de octubre de 2023, donde hablaré sobre estas secuencias de trabajo desde mi experiencia profesional, adquirida trabajando tanto para entidades financiadoras como en el mundo académico, y también compartiré algunas de las perspectivas de mis compañeros. De este modo, podremos iniciar la conversación sobre cómo hacer mejor las cosas, que es la verdadera llamada de atención que señala el informe de la Universidad de Bristol y la empresa MoreBrains: “Los financiadores, investigadores y profesionales de la investigación de las Instituciones de Educación Superior necesitan mejores conexiones y comunicaciones para aumentar la transparencia en el entorno previo a la concesión de subvenciones. Si quieren presentar un frente unido para crear un cambio sistémico y trabajar juntos para presionar a favor de cambios en la política gubernamental cuando proceda, también tienen que ser proactivos a la hora de cultivar un mayor entendimiento mutuo y alianzas”. 

Encontrarás el informe de la Universidad de Bristol y MoreBrains en:

Bell, A et al. “If we use the strength of diversity among researchers we can only improve the quality and impact of our research” Issues of equality, diversity, inclusion, and transparency in the process of applying for research funding (2023) Elizabeth Blackwell Institute, University of Bristol and MoreBrains Cooperative. https://zenodo.org/record/8186347

Sobre la autora: 

La doctora Jaydene Witchell es especialista en desarrollo de investigaciones, tiene un doctorado en Biología Molecular, y le apasiona potenciar a los investigadores facilitando el acceso a subvenciones. Su especialización en las dificultades de la financiación a la investigación se basa en los 10 años de experiencia trabajando en la fundación caritativa Wellcome Trust, donde gestionaba el proceso de solicitud de subvención y una cartera de revisión de expertos. Durante ese tiempo, facilitó la evaluación de más de mil propuestas de investigación y analizó otras tantas que acompañaban a los informes de revisión por expertos.  

Jaydene deseaba utilizar sus conocimientos sobre paneles de financiación de una forma más aplicada y ayudar a los solicitantes durante la fase de redacción y desarrollo de la subvención. Ahora lleva casi cuatro años trabajando en las Oficinas de Investigación e Innovación de las universidades, primero en la Universidad de Cranfield y más recientemente en la Universidad de Southampton.  

Inspira compromiso y fomenta el cambio orientando a los investigadores que se enfrentan al panorama de la financiación y desmitificando el proceso de solicitud de subvenciones. Jaydene es una ferviente defensora de la comunidad de gestores y administradores de investigación y está empezando una nueva iniciativa para promover el intercambio de buenas prácticas entre los equipos de desarrollo de la investigación.  

Jaydene Witchell participará en un webinar gratuito para Administradores de Investigación el 10 de octubre de 2023. Puedes obtener más información e inscribirte aquí

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