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Ferramentas de gestão de projetos para pesquisadores em 2022

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Ao digitar “ferramentas de gestão de projetos” na sua barra de pesquisa, você obtém um número aparentemente infinito de resultados. Nos últimos anos, cada vez mais ferramentas de gerenciamento de projetos foram lançadas e a decisão pela ferramenta certa para gerenciar seus projetos tornou-se cada vez mais difícil. Os objetivos das ferramentas de gestão de projetos são quase sempre os mesmos – facilitar sua vida planejando, organizando, gerenciando e priorizando sua lista de tarefas. Porém, cada software possui funcionalidades e recursos diferentes, e a escolha pode parecer cansativa ou até desnecessária: principalmente quando se trabalha sozinho, muitos não consideram a opção de trabalhar com uma ferramenta de gestão de projetos. Neste post, falamos sobre por que você deve considerar o uso de uma ferramenta de gestão de projetos ao trabalhar sozinho ou em equipe e como elas podem ajudá-lo a ter mais sucesso em sua pesquisa.

Como pesquisador, você pode sentir que seu sucesso depende de quão inovadora é sua pesquisa e de quão duro você trabalha. Na realidade, ser inovador e trabalhador é importante, mas trabalhar de forma inteligente também o é. Se você é do tipo que abre seu e-mail pela manhã e começa a trabalhar de cima para baixo, logo poderá chegar ao ponto em que terá mais e-mails do que consegue ler. As ferramentas de gestõ de projetos podem ajudá-lo a evitar tais situações.

Por que as ferramentas de gestão de projetos são úteis para pesquisadores  

Como alguém que trabalha com ciência ou pesquisa, você pode não ser o público óbvio dos esforços de marketing das ferramentas de gestão de projetos. Muitas dessas ferramentas são direcionadas às equipes de vendas e marketing e nem sempre deixam claro que muito mais pessoas podem se beneficiar delas. Especialmente pessoas que lidam com uma grande carga de trabalho, múltiplas tarefas e prazos apertados – como os investigadores. Ao trabalhar em um projeto de pesquisa, fazer seu doutorado, procurar o financiamento certo, preparar seu manuscrito para publicação ou ensinar e orientar – todas as tarefas, prazos e cronogramas podem se tornar demais. O software de gestão de projetos pode ajudá-lo com:  

  • Gestão de tarefas: Este é o processo de coordenar as diversas tarefas de um projeto do início ao fim. Pode ajudá-lo a dividir as tarefas que você precisa realizar para atingir seus objetivos. Os objetivos podem ser seus objetivos individuais ou objetivos de equipes de pesquisa. Os membros da equipe podem compartilhar conhecimentos e planejar seu trabalho. O gerenciamento de tarefas é muito útil para acompanhar as tarefas minuciosamente.  
  • Quadros Kanban: Um quadro Kanban é uma ferramenta ágil de gestão de projetos que ajuda a organizar e gerenciar o trabalho pessoal ou profissional. Pode estruturar o processo de trabalho diário e torná-lo mais eficiente. O quadro Kanban visualiza tarefas e projetos em vários estágios. O mainboard mostra todo o processo, incluindo colunas que representam o estágio de progresso e cartões para as diferentes tarefas. 
  • Controle de tempo: o controle de tempo é uma ferramenta útil para monitorar quanto tempo você gasta em tarefas individuais de um projeto e o tempo total necessário para concluí-lo. Isso permite estimar melhor o tempo necessário para projetos futuros e também ajuda a priorizar o trabalho e a não se comprometer demais.
  • Agendamento com gráficos de Gantt: Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que detalha o cronograma de um projeto e permite visualizar o tempo necessário para realizar tarefas e como as tarefas estão relacionadas entre si. Por exemplo, se estiver realizando um experimento que requer um reagente específico, você deverá primeiro comprar o reagente e ele deverá chegar antes que você possa realizar o experimento. Um gráfico de Gantt ajuda a visualizar as etapas necessárias para concluir os projetos.
  • Colaboração e comunicação em equipe: Se você trabalha em uma equipe de pesquisa, as ferramentas de gestão de projetos podem simplificar a cooperação. Seja dividindo tarefas, trabalhando juntos em uma apresentação ou trocando opiniões – a maioria das ferramentas de gestão de projetos vem com recursos de colaboração e comunicação para ajudá-lo. 
  • Relatórios: No contexto da gestão de projetos, os relatórios mostram não apenas o estado geral de um projeto, mas também o progresso de diferentes tarefas e outros aspectos relevantes. Os relatórios ajudam você a monitorar seu trabalho, avaliar seu desempenho e nunca perder a visão geral do seu projeto. 

Há muitas pessoas que nunca pensaram em usar uma ferramenta de gestão de projetos, mas se beneficiariam se começassem a fazê-lo. Talvez você seja uma dessas pessoas: tem muito o que fazer, luta para administrar o tempo e perde o controle. Na próxima seção, damos algumas dicas sobre como encontrar a ferramenta de gerenciamento de projetos perfeita para suas necessidades. 

Como encontrar a ferramenta de gestão de projetos perfeita 

Alguns fatores a serem levados em consideração ao procurar a ferramenta de gestão de projetos “perfeita” para você:

  1. O que você precisa? A primeira pergunta que você deve se fazer é onde está faltando gerenciar melhor seu projetos e que tipo de ajuda você gostaria das ferramentas de gestão de projetos. Você tem problemas com a organização e a estrutura do seu projeto? Você acha difícil acompanhar suas tarefas e cumprir prazos? Ou você muitas vezes se sente sobrecarregado e perde a visão geral e o objetivo? Você gerencia uma equipe de pesquisa e gostaria de ter uma visão geral do progresso de todos? Fazer uma lista desses aspectos pode ser útil para ver em quais áreas a sua gestão de projetos pode ser melhorada e quais recursos seu software de gerenciamento de projetos deve ter.  
  1. Qual é o seu orçamento? Muitas ferramentas de gestão de projetos estão disponíveis em versão gratuita. Assim, mesmo que não tenha orçamento disponível, você pode começar a utilizar ferramentas de gestão de projetos. Mas algumas das versões gratuitas das ferramentas têm acesso limitado a todos os aplicativos – o que pode causar problemas ao trabalhar em um projeto muito complexo ou se você tiver uma equipe grande. Nesse caso, você deve pensar em quanto dinheiro está disposto – e é capaz de gastar. 
  1. Quais são suas opções? Na próxima etapa, a pesquisa começa. Não existem apenas muitas ferramentas de gestão de projetos online, mas também muitos artigos onde diferentes opções são descritas e comparadas. Com sua lista de necessidades e seu orçamento definido, agora você está preparado para escolher. Na próxima seção, também abordaremos algumas das ferramentas de comentários para fornecer uma visão geral rápida.  
  1. Teste sua(s) opção(ões) favorita(s). Depois de escolher uma ferramenta de gestão de projetos que melhor atenda às suas necessidades e orçamento, é hora de testá-la! Experimente todos os recursos que o software tem a oferecer e veja se ele realmente se adapta ao seu projeto e/ou equipe. Se não estiver satisfeito, você sempre terá a opção de mudar para outro software. Dica: A configuração de um software pode demorar um pouco, principalmente para projetos mais complexos ou equipes maiores. Portanto, aguarde a decisão final e tente primeiro com algumas tarefas e exemplos.
  1. Feedback e decisão. Depois de testar a ferramenta de gestão de projetos por algumas semanas, é hora de feedback! Abra novamente sua lista de necessidades – o software facilita o gerenciamento de seus projetos? E se você trabalha em equipe, qual a opinião deles? Quando você estiver satisfeito com os resultados e imaginar trabalhar com a ferramenta no longo prazo, a decisão está tomada! 

Ao experimentar diferentes ferramentas de gestão de projetos, você percebe rapidamente que a maioria delas gira em torno dos mesmos princípios básicos. No entanto, existem diferenças perceptíveis em relação aos recursos, usabilidade, exibição e quantidade de personalização disponível. Depende das suas necessidades e do seu estilo de trabalho até que ponto uma ferramenta específica se adapta a você. Escolhemos alguns dos mais comuns para lhe dar uma breve visão geral das diferentes opções no mercado.

Ferramentas de gestão de projetos comuns que você deve conhecer

Trello 

Trello é um software de gestão de projetos muito visual, adequado para diversos usuários, inclusive pesquisadores. Eles se concentram especialmente em quadros Kanban e no trabalho com imagens. O software é simples e fácil de usar. O Trello é particularmente adequado para equipes menores que gerenciam um número limitado de projetos. 

Prós 

  • Atualizações em tempo real
  • Simples e fácil de utilizar
  • Bom sistema de notificação

Contras

  • Ausência de funções de relatório
  • Não é a melhor ferramenta para projetos complexos

Preço

  • Versão gratuita disponível
  • Versões avançadas a partir de 5 USD/usuário/mês

Asana

Asana é adequada para equipes de qualquer tamanho e cria um espaço onde todos podem trabalhar juntos. Ao contrário do Trello, Asana trabalha com listas em vez de quadros. O software pode ser personalizado de acordo com suas necessidades, ajuda a automatizar o fluxo de trabalho e fornece relatórios em tempo real. Os membros da equipe podem criar tarefas, atribuir prazos, enviar mensagens uns aos outros e compartilhar arquivos. 

Prós 

  • Interface de usuário fácil e limpa
  • Ampla gama de recursos

Contras

  • Para novos usuários, o número de opções e recursos pode parecer esmagador
  • Não há recurso de controle de tempo integrado

Preço

  • Plano gratuito para até 15 usuários
  • Outras versões a partir de 10,99 EUR/usuário/mês

ClickUp

Outra ferramenta de gestão de projetos especialmente adequada para cientistas e pesquisadores é o ClickUp. ClickUp pode ser usado por pesquisadores individuais, bem como por equipes de pesquisa. O software ajuda no gerenciamento de processos, tarefas e tempo, bem como na colaboração e emissão de relatórios. 

Prós 

  • Vistas de lista e em quadros Kanban 
  • Possibilidade de adicionar comentários  
  • Versão gratuita quase completa 
  • Altos níveis de possibilidades de personalização 

Contras

  • Devido aos muitos recursos e opções de personalização, a configuração inicial pode ser demorada 
  • Pode ser lento atualizar as páginas

Preço

  • Versão gratuita disponível 
  • Versões avançadas a partir de 5 USD/usuário/mês

Monday.com

Monday.com é uma ferramenta de gestão de projetos flexível e transparente. O software possui layouts simples e visualmente intuitivos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada pessoa. Os recursos incluem gestão de recursos e projetos, controle de tempo, colaboração e relatórios.

Prós

  • Muitas integrações, incluindo aplicativos como Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox e muito mais
  • Ótimos recursos de comunicação e de rastreamento
  • Visão geral da equipe para garantir uma carga de trabalho saudável para todos

Contras

  • O recurso de linha do tempo não está disponível na versão gratuita 
  • Devido às muitas opções, tem uma curva de aprendizado mais acentuada  

Preço

  • Teste gratuito de 14 dias 
  • Plano gratuito para até 2 pessoas
  • Outras versões a partir de 8 EUR/usuário/mês 

Zoho Projects

Com Zoho Projects, você pode gerenciar seu projeto de maneira eficiente e eficaz. O software é adequado para grupos pequenos e grandes e automatiza muitos processos. Você pode criar fluxos de trabalho personalizados para atender aos requisitos do seu projeto, colaborar com os membros da equipe e monitorar as métricas do projeto.  

Prós

  • Ferramenta econômica
  • Rastreamento eficiente de tarefas e projetos
  • Opção de integração com outros aplicativos como Slack e Google

Contras

  • O processo de configuração tem uma curva de aprendizado acentuada

Preço

  • Versão gratuita disponível 
  • Outras versões a partir de 5 EUR/usuário/mês

Em última análise, ao usar qualquer ferramenta de gestão de projetos, é importante ter em mente que o objetivo do software é ajudá-lo a ser mais eficiente e produtivo. Vale a pena investir tempo para aprender novas ferramentas – como diz o ditado, você precisa “investir tempo para economizar tempo” – então algumas horas hoje têm o potencial de economizar algumas horas todos os dias. Na mesma linha, você precisa conhecer seus objetivos – não se trata de marcar caixas, organizar listas de tarefas e manter o software bonito, mas de ser capaz de trabalhar de maneira mais inteligente e atingir seus objetivos. Ainda mais importante, se você trabalha com uma equipe de pesquisadores, todos na sua equipe devem usar o mesmo software de gestão de projetos. Boa sorte gerenciando seus projetos para um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional!

 

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