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Herramientas de gestión de proyectos para investigadores en 2022

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Cuando introduces “herramientas de gestión de proyectos” en cualquier buscador, los resultados que obtienes son innumerables. En los últimos años han ido surgiendo cade vez más herramientas de este tipo, lo que ha dificultado que los usuarios se decidan sobre la herramienta más adecuada para gestionar sus proyectos. Los objetivos de estas herramientas suelen ser siempre los mismos: facilitar el día a día mediante la planificación, organización, gestión y priorización de las tareas pendientes. Sin embargo, cada software tiene unas características diferentes y funciones específicas, por lo que la elección de una u otra herramienta puede resultar abrumadora o hasta innecesaria. Especialmente cuando se trabaja en solitario, son muchas las personas que no consideran la opción de utilizar una herramienta de gestión de proyectos. En este post vamos a hablar sobre las razones por las que es interesante trabajar con una de estas herramientas cuando se está desarrollando un proyecto o se forma parte de un equipo y sobre cómo estas herramientas pueden contribuir al éxito de tu proyecto de investigación. 

Puede que creas que el éxito de tu proyecto depende de lo innovadora que sea tu investigación o de cuánto trabajes. Sin embargo, aunque la innovación y el esfuerzo es importante, también lo es ser eficiente al trabajar. Si eres de los que abre el correo por la mañana y empieza a contestar de arriba abajo, pronto tendrás una bandeja de entrada interminable. Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarte a evitar tales situaciones.

Razones por las que las herramientas de gestión de proyectos son útiles para investigadores  

Si trabajas en el ámbito científico o en investigación, puede que no formes parte de la audiencia a la que esperan llegar las estrategias de marketing de las herramientas de gestión de proyectos.  Muchas de estas herramientas se dirigen a equipos de ventas y marketing y no siempre dejan claro que mucha más gente puede beneficiarse de su uso. En particular, gente que tiene una gran carga de trabajo, múltiples tareas y fechas límite ajustadas, como es el caso de los investigadores. Mientras desarrollas tu proyecto, completas el doctorado, buscas financiación, preparas tu tesis para publicación, o das clase, es fácil que las tareas pendientes, fechas límite y los horarios que cumplir se acumulen. Las aplicaciones de gestión de proyectos pueden ayudarte en:   

  • Organización de tareas, o el proceso de gestionar las múltiples tareas de un proyecto de principio a fin. Pueden ayudarte a clasificar las diferentes tareas que tienes que realizar para conseguir tus objetivos. Estos objetivos pueden ser tanto individuales como los del equipo de investigación al que pertenezcas. Los diferentes miembros del equipo pueden compartir conocimiento y planificar su trabajo. La gestión de tareas es muy útil para llevar a cabo un seguimiento detallado de tus tareas.  
  • Tableros Kanban, que son una herramienta muy útil para organizar trabajo o asuntos personales. Pueden estructuras el proceso de trabajo diario y hacerlo más eficiente. Los tableros Kanban visualizan las diferentes fases de las tareas o proyectos. El tablero principal muestra el proceso completo, incluyendo las columnas que representan el estado del progreso y las tarjetas de cada una de las tareas.
  • Control del tiempo, para medir el tiempo que dedicas a cada una de las tareas de un determinado proyecto o la cantidad de tiempo en total que te lleva completar un proyecto. Esto te permitirá calcular mejor el tiempo que necesitarás para otros proyectos futuros y también te ayuda a establecer prioridades y no comprometerte a hacer más de lo que puedes.   
  • Planificar con Gantt charts: Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras en los que aparece en detalle la planificación de un proyecto y te permite visualizar el tiempo que lleva completar tareas y la relación que existe entre las distintas tareas. Por ejemplo, si vas a llevar a cabo un experimento y necesitas un reactivo específico, primero tendrás que comprar el reactivo y debes recibirlo antes de que vayas a llevar a cabo el experimento. Un diagrama de Gantt puede ayudarte a visualizar los pasos que hay que seguir para completar proyectos.  
  • Colaboración y comunicación de equipo:: si formas parte de un equipo de investigación las herramientas de gestión de proyectos simplifican la cooperación. Ya sea para repartir tareas, preparar una presentación, o para intercambiar opiniones, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos incluyen métodos de colaboración y comunicación para ayudarte. 
  • Informes: en la gestión de proyectos, los informes no solo muestran el estado general en que se encuentra el proyecto, sino también el progreso de cada una de las tareas y otros aspectos relevantes del mismo. Los informes pueden servirte para medir tu trabajo, evaluar tu rendimiento y a estar al tanto del estado en que se encuentra tu proyecto.

Hay mucha gente que no considera la opción de utilizar una aplicación de gestión de proyectos, pero que se beneficiaría enormemente si empezara a hacerlo. Puede que seas una de esas personas: se te acumulan las tareas, no tienes tiempo para todo lo que quisieras, o estás perdiendo el ritmo. En la siguiente sección, te ofrecemos algunos consejos para encontrar la herramienta de gestión de proyectos que mejor se adapte a tus necesidades. 

Cómo encontrar la mejor herramienta de gestión de proyectos  

Algunos factores que considerar a la hora de buscar la “mejor” herramienta de gestión de proyectos para ti: 

  1. ¿Qué necesitas? Lo primero que tienes que preguntarte es qué carencias tiene tu proyecto y qué tipo de soporte necesitarías de una herramienta de gestión de proyectos. ¿Tienes problemas con la organización y la estructura de tu proyecto? ¿Te cuesta llevar un seguimiento de todas tus tareas y atenerte a las fechas límite? ¿Te abrumas con frecuencia y pierdes de vista tus objetivos? ¿Gestionas un equipo de investigación y te gustaría llevar un seguimiento del progreso de cada miembro? Elaborar una lista de cada uno de estos aspectos puede ayudarte a ver en qué áreas tu gestión de proyectos puede mejorar y qué tipo de características debería tener la aplicación que escojas.  
  1. ¿Cuál es tu presupuesto? Muchas herramientas de gestión de proyectos están disponibles en versión gratuita. De modo que, si no dispones de presupuesto, puedes empezar a utilizar herramientas de gestión de proyectos. Sin embargo, algunas de las versiones gratuitas tienen limitan el acceso a todas las funciones que ofrece la herramienta, lo que crearía problemas si trabajas en proyectos muy complejos o si tu equipo es muy grande. En estos casos, deberías considerar cuánto dinero quieres (y puedes) gastar en este tipo de herramientas. 
  1. ¿Qué opciones tienes? En este paso, comienza la búsqueda. En internet encontrarás, además de infinitas herramientas de gestión de proyectos, infinitos artículos que describen y comparan las diferentes opciones. Con una lista con tus necesidades y tu presupuesto, ya puedes elegir. En la sección siguiente presentamos algunas de las herramientas más comunes para que te hagas una idea.  
  1. Prueba tus opciones favoritas. Después de elegir la herramienta que parezca que se ajusta mejor a lo que buscas, ¡es hora de probarla! Prueba cada una de las funciones que tenga la aplicación para ver si se ajusta a tu proyecto o equipo. Si no te gusta, siempre tienes la opción de cambiar de aplicación. Un consejo: puede tardarse en configurar la aplicación de modo que esté a tu gusto, sobre todo si el proyecto es complejo o el equipo es muy grande. De modo que, antes de tomar una decisión, haz varias pruebas que te sirvan de ejemplo.
  1. Opina y decide. Después de un periodo de prueba de algunas semanas, es hora de dar tu opinión. Saca tu lista de necesidades otra vez: ¿la aplicación te facilita la gestión de tu proyecto? Y si trabajas en equipo, ¿cuál es su opinión?  Cuando el resultado te satisfaga y creas que podrás utilizar la herramienta a largo plazo, ¡la decisión está tomada! 

Cuando estés probando las diferentes aplicaciones, te darás cuenta de que la mayoría tienen los mismos principios básicos. Sin embargo, existen importantes diferencias respecto a las características, manejo, visualización, y la personalización disponible. Todo depende de lo que busques y del estilo de trabajo que lleves. A continuación, te presentamos una selección general para que veas el tipo de opciones que existen en el mercado.  

Algunas herramientas de gestión de proyectos populares   

Trello 

Trello es una aplicación de gestión de proyectos muy visual, adecuada para todo tipo de usuarios, incluidos los investigadores. Esta herramienta utiliza los tableros Kanban y trabaja mucho con imágenes. La aplicación es sencilla y fácil de usar. Trello es adecuada especialmente para equipos pequeños que desarrollen una cantidad limitada de proyectos. 

Puntos a favor:

  • Actualizaciones en tiempo reald
  • Sencillo y fácil de usar
  • Buen sistema de notificaciones

Puntos en contra:

  • No elabora informes de actividad
  • No es la mejor herramienta para proyectos complejos

Precio

  • Versión gratuita disponible
  • Versión avanzada a partir de 5 dólares al mes por persona

Asana

Asana es útil para equipos de cualquier tamaño y permite crear un espacio en que todos los integrantes pueden trabajar juntos. Al contrario que Trello, Asana trabaja con listas en lugar de tableros. La aplicación se puede customizar de acuerdo con tus necesidades, y además te ayuda a automatizar el proceso de trabajo y proporciona informes en tiempo real. Los miembros del equipo pueden crear tareas, asignar fechas de entrega, mensajearse entre ellos, o compartir documentos.    

A favor:

  • Interfaz de usuario despejada 
  • Amplia gama de funciones 

En contra;

  • Para nuevos usuarios, la cantidad de opciones y funciones puede resultar abrumadora 
  • No contiene función de medida de tiempo 

Precio:

  • Plan gratuito para hasta 15 usuarios 
  • Otras versiones a partir de 10.99 euros al mes por persona 

ClickUp

ClickUp es otra herramienta de gestión de proyectos especialmente adecuada para personal científico e investigadores, y que pueden usar tanto investigadores independientes como equipos de investigación enteros. La aplicación te ayuda en la gestión de procesos, tareas y tiempo, además de facilitar la colaboración y la elaboración de informes.

A favor: 

  • Incluye formato en lista y en tablero Kanban 
  • Posibilidad de añadir comentarios 
  • Versión gratuita con todas las funciones 
  • Gran posibilidad de customización

En contra:

  • Debido al gran número de funciones y de opciones de customización, la configuración incial puede llevar tiempo 
  • A veces se tarda en actualizar la página 

Precio:

  • Versión gratuita disponible 
  • Versión avanzada a partir de 5 dólares al mes por persona 

Monday.com

Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos flexible y transparente. La aplicación presenta una interfaz simple e intuitiva que puede ser customizada según los intereses específicos de quien la use. Tiene funciones como gestión de recursos y proyecto, medición del tiempo, colaboración y elaboración de informes.  

A favor:

  • Se puede integrar con muchas apps como Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, entre otras. 
  • Buenas funciones de comunicación y seguimiento 
  • Visión general del equipo para asegurar una carga de trabajo asequible para todos los miembros 

En contra:

  • La función de línea de tiempo no se incluye en la versión gratuita 
  • Debido a las muchas opciones, es complicado aprender a usarla   

Precio:

  • Prueba gratuita de 14 días 
  • Plan gratuito para hasta 2 personas 
  • Otras versiones a partir de 8 dólares al mes por persona

Zoho Projects

Con Zoho Projects, puedes gestionar tu proyecto de manera eficiente y efectiva. La aplicación es adecuada tanto para equipos pequeños como grandes y automatiza muchos procesos. Puedes crear tus propias secuencias de trabajo que necesites para tu proyecto, además de colaborar con miembros del equipo y hacer un seguimiento del progreso de tu proyecto.

A favor:

  • Herramienta rentable 
  • Seguimiento de tareas eficiente 
  • Opción para integrar con otras apps, incluyendo Slack y Google 

En contra:

  • El proceso de configuración es complicado 

Precio:

  • Versión gratuita disponible 
  • Versión avanzada a partir de 5 dólares al mes por persona 

Fundamentalmente, es importante tener en mente que una aplicación de gestión de proyectos ha de ayudarte a ser más eficiente y fomentar la productividad. Merece la pena invertir tiempo en aprender cómo funcionan estas herramientas (como suele decirse “hay que invertir tiempo para ahorrar tiempo”). De modo que un par horas hoy puede ahorrarte un par de horas todos los días. De la misma forma, tienes que tener claro cuáles son tus objetivos. No se trata de tachar casillas, ordenar listas de tareas pendientes, o poner bonita la aplicación, sino de trabajar de forma eficiente y conseguir objetivos. Y más importante, si trabajas con un equipo de investigadores, todos los miembros del equipo deben usar la misma aplicación de gestión de proyectos. ¡Feliz gestión de proyectos para un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal!  

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