Wenn Du “Projektmanagement-Tools” in Deine Suchleiste eingibst, erhältst Du eine schier endlose Anzahl von Ergebnissen. In den letzten Jahren wurden immer mehr Projektmanagement-Tools auf den Markt gebracht und die Entscheidung für das richtige Tool für Deine Projekte wird immer schwieriger. Das Ziel ist fast immer dasselbe – Dir das Leben zu erleichtern, indem sie Deine Aufgaben planen, organisieren, verwalten und nach Prioritäten ordnen. Dennoch hat jede Software unterschiedliche Funktionen und Merkmale, und die Auswahl kann überwältigend erscheinen: Vor allem, wenn man alleine arbeitet, denkt man häufig nicht darüber nach, mit einem Projektmanagement-Tool zu arbeiten. In diesem Blogbeitrag geht es darum, warum Du bei der Arbeit an einem Projekt oder in einem Team die Verwendung eines Projektmanagement-Tools in Betracht ziehen solltest und wie es Dir in der Forschung helfen kann.
In der Wissenschaft bekommt man schnell das Gefühl, dass der Erfolg davon abhängt, wie innovativ Deine Forschung ist und wie hart Du arbeitest. In Wirklichkeit ist es wichtig, innovativ und fleißig zu sein, aber auch intelligent zu arbeiten. Wenn Du der Typ bist, der morgens seine E-Mails öffnet und von oben nach unten arbeitet, kommst Du irgendwann an einen Punkt, an dem Du mehr E-Mails in deinem Postfach hast, als Du lesen kannst. Projektmanagement-Tools können Dir dabei helfen, solche Situationen zu vermeiden.
Warum Projektmanagement-Tools für Wissenschaftler hilfreich sind
Als jemand, der in der Wissenschaft oder Forschung arbeitet, gehörst Du häufig nicht zu der offensichtlichen Zielgruppe für Marketingbemühungen von Projektmanagement-Tools. Viele dieser Tools richten sich an Vertriebs- und Marketingteams und machen nicht immer deutlich, dass viel mehr Menschen von ihnen profitieren können. Vor allem Menschen, die mit einem hohen Arbeitspensum, mehreren Aufgaben und engen Fristen zu tun haben – wie Wissenschaftler. Die Arbeit an einem Forschungsprojekt, die Promotion, die Suche nach der richtigen Finanzierung, die Vorbereitung eines Manuskripts für die Veröffentlichung oder die Lehrtätigkeit und die Betreuung von Mentoren – all diese Aufgaben, Fristen und Termine können zu viel werden. Projektmanagementsoftware können Dir dabei helfen:
- Aufgabenmanagement: Hier geht es darum, die vielen Aufgaben eines Projekts von Anfang bis Ende zu verwalten. Es kann Dir dabei helfen, Aufgaben aufzuschlüsseln, die Du erledigen musst, um Deine Ziele zu erreichen. Bei den Zielen kann es sich um individuelle Ziele oder um Ziele für Forschungsteams handeln. Die Teammitglieder können Wissen austauschen und ihre Arbeit planen. Die Aufgabenverwaltung ist sehr hilfreich, um Aufgaben gründlich zu verfolgen.
- Kanban-Tafeln: Ein Kanban-Board ist ein agiles Projektmanagement-Tool, das bei der Organisation und Verwaltung der persönlichen oder beruflichen Arbeit hilft. Es kann den täglichen Arbeitsprozess strukturieren und effizienter gestalten. Die Kanban-Tafel visualisiert Aufgaben und Projekte in verschiedenen Phasen. Die Haupttafel zeigt den gesamten Prozess, einschließlich Spalten, die den Fortschritt darstellen. Einzelne Karten in den Spalten stehen für die verschiedenen Aufgaben.
- Zeiterfassung: Die Zeiterfassung ist ein hilfreiches Instrument, um zu verfolgen, wie viel Zeit Du für die einzelnen Aufgaben eines Projekts aufwendest und wie viel Zeit Du insgesamt für die Fertigstellung des Projekts benötigst. Auf diese Weise kannst Du die Zeit, die Du für künftige Projekte benötigst, besser einschätzen und die Arbeit nach Prioritäten ordnen, ohne dich zu sehr zu verausgaben.
- Zeitplanung mit Gant-Diagrammen: Ein Gant-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das den Zeitplan eines Projekts detailliert darstellt. Es visualisiert die Zeit, die für das Erledigen von Aufgaben benötigt wird und wie die Aufgaben zueinander in Beziehung stehen. Wenn Du zum Beispiel ein Experiment durchführst, für das Du ein bestimmtes Reagenz benötigst, musst Du dieses zunächst kaufen und es muss eintreffen, bevor Du das Experiment durchführen kannst. Ein Gant-Diagramm hilft dabei, die für die Durchführung von Projekten erforderlichen Schritte zu visualisieren.
- Zusammenarbeit und Kommunikation im Team: Wenn Du in einem Forschungsteam arbeitest, können Projektmanagement-Tools die Zusammenarbeit vereinfachen. Ob Du Aufgaben aufteilst, gemeinsam an einer Präsentation arbeitest oder Meinungen austauschst – die meisten Projektmanagement-Tools verfügen über Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation, die Dir helfen.
- Reporting: Im Rahmen des Projektmanagements zeigt das Reporting nicht nur den Gesamtstatus eines Projekts, sondern auch den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben und anderer projektrelevanter Aspekte. Die Berichterstattung hilft Dir, Deine Arbeit zu überwachen, Deine Leistung zu bewerten und nie den Überblick über Dein Projekt zu verlieren.
Es gibt viele Menschen, die noch nie darüber nachgedacht haben Projektmanagement-Tools zu nutzen, jedoch davon profitieren würden. Vielleicht gehörst auch Du dazu: Du hast zu viel zu tun, hast Probleme mit Deinem Zeitmanagement und verlierst den Überblick. Im nächsten Abschnitt geben wir Dir einige Tipps, wie Du das perfekte Projektmanagement-Tool für Deine Bedürfnisse findest.
Wie man das perfekte Projektmanagement-Tool findet
Einige Faktoren, die Du bei der Suche nach dem “perfekten” Projektmanagement-Tool berücksichtigen solltest.
- Was brauchst Du? Die erste Frage, die Du dir stellen solltest, ist, woran es bei Deinem Projektmanagement mangelt und welche Art von Hilfe Du dir von einem Projektmanagement-Tool wünschst. Hast Du Probleme mit der Organisation und der Struktur Deines Projekts? Fällt es Dir schwer, mit Deinen Aufgaben Schritt zu halten und Fristen einzuhalten? Oder fühlst Du dich oft überfordert und verlierst das Gesamtbild und das Ziel aus den Augen? Leitest Du ein Forschungsteam und möchtest einen Überblick über die Fortschritte aller Beteiligten haben? Eine Liste dieser Aspekte kann hilfreich sein, um zu sehen, in welchen Bereichen Dein Projektmanagement verbessert werden kann und welche Funktionen Deine Projektmanagement-Software haben sollte.
- Wie hoch ist Dein Budget? Viele Projektmanagement-Tools sind in einer kostenlosen Version erhältlich. Selbst wenn Du kein Budget zur Verfügung hast, kannst Du also Projektmanagement-Tools verwenden. Einige der kostenlosen Versionen haben jedoch nur einen begrenzten Zugang zu allen Anwendungen. Das kann bei sehr komplexen Projekt oder bei großen Teams zu Problemen führen. In diesem Fall solltst Du dir überlegen, wie viel Geld Du ausgeben möchtest – und kannst.
- Was sind Deine Optionen? Im nächsten Schritt beginnt die Suche. Es gibt nicht nur viele Projektmanagement-Tools im Internet, sondern auch viele Artikel, in denen die verschiedensten Optionen beschrieben und verglichen werden. Mit Deiner Liste an Wünschen und Bedürfnissen und dem festgelegten Budget bist du optimal vorbereitet, eine Auswahl zu treffen. Im nächsten Abschnitt gehen wir auch auf einige der beliebtesten Tools ein, damit Du Dir einen groben Überblick verschaffen kannst.
- Teste Deine bevorzugte(n) Option(en). Nachdem Du dich für ein Projektmanagement-Tool entschieden hast, ist es an der Zeit, es zu testen! Probiere alle Funktionen aus, die die Software zu bieten hat, und finde heraus, ob sie tatsächlich zu Deinem Projekt und/oder Team passt. Wenn Du nicht zufrieden bist, hast Du immer die Möglichkeit, zu einer anderen Software zu wechseln. Tipp: Die Einrichtung einer Software kann eine Weile dauern, insbesondere bei komplexeren Projekten oder größeren Teams. Warte also die endgültige Entscheidung ab und teste zunächst nur mit ein paar Aufgaben und Beispielen.
- Feedback und Entscheidung. Nachdem Du das Projektmanagement-Tool ein paar Wochen lang getestet haben, ist es Zeit für Feedback! Werfe noch einmal einen Blick auf Punkt eins – erleichtert Dir die Software das Projektmanagement? Und wenn Du mit einem Team arbeitest, wie ist dessen Meinung? Wenn Du mit den Ergebnissen zufrieden bist und dir vorstellen kannst, langfristig mit dem Tool zu arbeiten, ist die Entscheidung gefallen!
Wenn man verschiedene Projektmanagement-Tools ausprobiert, wird schnell deutlich, dass die meisten von ihnen auf denselben Grundprinzipien beruhen. Dennoch gibt es deutliche Unterschiede in Bezug auf die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit, die Darstellung und den Umfang der Anpassungsmöglichkeiten. Es hängt von Deinen Bedürfnissen und Deinem Arbeitsstil ab, wie gut ein bestimmtes Tool zu Dir passt. Wir haben ein paar gängige Tools ausgewählt, um Dir einen kurzen Überblick über die verschiedenen Optionen auf dem Markt zu geben.
Beliebte Projektmanagement-Tools, die du kennen solltest
Trello
Trello ist eine sehr visuelle Projektmanagement-Software, die sich für eine Vielzahl von Nutzern eignet – auch für Forscher und Wissenschaftler. Der Schwerpunkt liegt auf Kanban-Boards und der Arbeit mit Bildern. Die Software ist einfach und leicht zu bedienen. Trello ist besonders für kleinere Teams geeignet, die eine begrenzte Anzahl von Projekten verwalten.
Vorteile
- Aktualisierungen in Echtzeit
- Unkompliziert und leicht zu beherrschen
- Gutes Benachrichtigungssystem
Nachteile
- Fehlende Berichtsfunktionen
- Nicht das beste Werkzeug für komplexe Projekte
Preis
- Kostenlose Version verfügbar
- Erweiterte Versionen ab 5 USD/Benutzer/Monat
Asana
Asana ist für Teams jeder Größe geeignet und schafft einen Raum, der die Zusammenarbeit erleichtert. Im Gegensatz zu Trello arbeitet Asana mit Listen anstelle von Boards. Die Software kann an Deine Bedürfnisse angepasst werden, hilft bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen und bietet Echtzeit-Berichte. Teammitglieder können Aufgaben erstellen, Fristen zuweisen, sich gegenseitig Nachrichten schicken und Dateien freigeben.
Vorteile
- Einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche
- Breite Palette an Funktionen
Nachteile
- Für neue Benutzer kann die Anzahl der Optionen und Funktionen überwältigend erscheinen
- Keine integrierte Zeiterfassungsfunktion
Preis
- Kostenloses Paket für bis zu 15 Benutzer
- Andere Versionen ab 10,99 EUR/Benutzer/Monat
ClickUp
Ein weiteres Projektmanagement-Tool, das sich besonders für Wissenschaftler und Forscher eignet, ist ClickUp. ClickUp kann sowohl von einzelnen Forschern als auch von Forschungsteams genutzt werden. Die Software hilft bei der Verwaltung von Prozessen, Aufgaben und Zeit, sowie bei der Zusammenarbeit und Berichterstattung.
Vorteile
- Listen- und Kanban-Board-Ansicht
- Möglichkeit zum Hinzufügen von Kommentaren
- Voll funktionsfähige kostenlose Version
- Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
Nachteile
- Aufgrund der vielen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten kann die Ersteinrichtung zeitaufwändig sein
- Das Aktualisieren der Seiten kann langsam sein
Preis
- Kostenlose Version verfügbar
- Erweiterte Versionen ab 5 USD/Benutzer/Monat
Monday.com
Monday.com ist ein flexibles und transparentes Projektmanagement-Tool. Die Software verfügt über ein einfaches, visuell intuitives Layout, das an die spezifischen Bedürfnisse jedes Einzelnen angepasst werden kann. Zu den Funktionen gehören Ressourcen- und Projektmanagement, Zeiterfassung, Zusammenarbeit und Reporting.
Vorteile
- Viele Integrationen, einschließlich Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox und mehr
- Großartige Kommunikations- und Tracking-Funktionen
- Team-Übersicht, um ein gesundes Arbeitspensum für alle zu gewährleisten
Nachteile
- Die Timeline-Funktion ist in der kostenlosen Version nicht verfügbar
- Aufgrund der vielen Optionen ist die Lernkurve steiler
Preis
- Kostenlose 14-tägige Testversion
- Kostenloser Plan für bis zu 2 Personen
- Andere Versionen ab 8 USD/Benutzer/Monat
Zoho Projects
Mit Zoho Projects kannst Du Deine Projekte effizient und effektiv verwalten. Die Software ist für kleine und größere Gruppen geeignet und automatisiert viele Prozesse. Du kannst benutzerdefinierte Workflows erstellen, die Deinen Projektanforderungen entsprechen, mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und Projektmetriken verfolgen.
Vorteile
- Kostengünstiges Tool
- Effiziente Aufgaben- und Projektverfolgung
- Möglichkeit zur Integration mit anderen Apps, einschließlich Slack und Goolge
Nachteile
- Der Einrichtungsprozess hat eine steile Lernkurve
Preis
- Kostenlose Version verfügbar
- Andere Versionen ab 5 USD/Benutzer/Monat
Bei der Verwendung einer Projektmanagement-Software ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass die Software Dir dabei helfen soll, effizienter und produktiver zu arbeiten. Es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um neue Tools zu erlernen – wie das Sprichwort sagt, muss man “Zeit investieren, um Zeit zu sparen”. Ein paar Stunden heute können Dir jeden Tag ein paar Stunden sparen. Ebenso musst Du Deine Ziele kennen. Es geht nicht darum, Kästchen abzuhaken, To-Do-Listen zu erstellen und die Software schön zu gestalten. Stattdessen geht es darum, dass Du intelligenter arbeitest und Deine Ziele erreichen kannst. Noch wichtiger ist, dass Du, wenn Du mit einem Team von Forschern zusammenarbeitest, alle dieselbe Projektmanagement-Software verwenden. Viel Spaß beim Verwalten Deiner Projekte und auf eine bessere Work-Life-Balance!
