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Publicar sin perecer en el intento: cómo elaborar presupuestos para facilitar el acceso abierto 

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La investigación académica es una travesía de innovación y descubrimiento constantes, y los hallazgos obtenidos a partir de estas investigaciones constituyen una parta esencial para el progreso científico. Las publicaciones de acceso abierto están transformando la difusión de esta información, lo que permite un acceso más amplio a los artículos académicos y también promueve la colaboración entre investigadores de todo el mundo. Sin embargo, muchos investigadores suelen pasar por alto los costes que conlleva la publicación de su trabajo, y esto genera problemas financieros imprevistos que sobrecargan el presupuesto de investigación. En esta entrada del blog, queremos proponer una guía para planificar este presupuesto de forma que puedas publicar en acceso abierto, y también ofreceremos consejos para cubrir estos costes.  

En primer lugar, ¿cómo funciona el modelo de publicación en acceso abierto? 

El modelo de acceso abierto surgió como respuesta a una serie de problemas básicos asociados con el modelo de publicación tradicional. Para publicar de forma tradicional, los lectores o sus respectivas instituciones, pagan para apoyar el proceso de publicación. Los autores transfieren los derechos de autor a la editorial. Con esos derechos, las revistas ganan dinero mediante las cuotas de abono de las bibliotecas de la universidad o institución correspondiente, y también de suscripciones individuales. Sin embargo, no todas las universidades pueden permitirse suscribirse a todas las revistas, lo que reduce el acceso a la información a estudiantes y personal académico.

Otro problema es que la gente que no pertenezca a ninguna universidad no tiene acceso a estos artículos y debe pagar con su propio dinero para poder acceder. La mayoría de los proyectos de investigación científica se financian con el dinero de los contribuyentes, por lo que supone un problema para la sociedad el hecho de que estos contribuyentes no tengan forma de conocer los últimos avances en dichos proyectos. En cambio, el acceso abierto es gratuito para los lectores. Cualquier persona que tenga conexión a internet puede acceder al artículo en cuestión, descargarlo y leerlo. Esto permite una mayor visibilidad y un mayor número de referencias. Además, los autores del artículo conservan los derechos de autor.

Un posible inconveniente del modelo de publicación en acceso abierto es el coste. Muchos consideran que es un modelo en que el autor ha de pagar, cuando en realidad son los financiadores y la institución que han apoyado la investigación los que pagarán por la publicación en acceso abierto. La dificultad aparece cuando las entidades financiadoras, incluso las del mismo país, tienen flujos de trabajo diferentes para cubrir estos gastos de publicación en acceso abierto. 

Tipos de acceso abierto

Actualmente, existen varios tipos de publicación en acceso abierto. Cuando se habla de una publicación con acceso abierto, se suele pensar en el vía dorada. En este tipo de acceso abierto, los autores son los responsables de identificar la fuente de financiación que cubra la tasa de procesamiento del artículo (llamada también APC, del inglés “Article Processing Charge”). Cuando se publica en revistas de acceso abierto tipo Oro, todos los artículos están publicados bajo licencias Creative Commons, en que los autores conservan sus derechos de autor y los artículos están inmediatamente disponibles en línea. [1].

En la vía verde, solo los artículos que han sido revisados por expertos, aceptados y pre-maquetados son enviados a los repositorios. Según el tipo de revista de que se trate, puede darse un periodo de “embargo” en que los artículos estarán disponibles para ser accedidos libremente en línea después de que haya pasado un tiempo determinado [2].

En la vía diamante, no pagan ni los autores ni las instituciones a las que pertenezcan los lectores, sino que pagan donantes que pueden ser individuales, universidades o fundaciones [3].

En la vía híbrida, los autores pueden elegir si publicar de forma tradicional o si pagar para que su publicación sea de acceso abierto y de acuerdo con las licencias de Creative Commons. [4]. Un estudio demuestra que las publicaciones de este tipo más habituales pertenecen al sector de la medicina.  [5].

Razones para publicar investigaciones en acceso abierto, además de para cumplir los requisitos de las entidades financiadoras.   

Las publicaciones en acceso abierto son esenciales para el avance de la ciencia y esté al alcance de todos, rompiendo las barreras a la información en todo el mundo. Esta transparencia favorece la colaboración, la divulgación del conocimiento y la innovación. Otra consideración importante son los requisitos que imponen las entidades financiadoras, pues son muchas las que ahora exigen acceso abierto a los resultados de los proyectos de investigación que financian. 

Estos requisitos de acceso abierto parecen simples al principio; pero, como hemos mencionado anteriormente, como autor eres responsable de encontrar la fuente de financiación que apoye tu publicación de acceso abierto. Aquí es donde una buena planificación del presupuesto puede ahorrarte mucho tiempo y energía más adelante. 

Conseguir una publicación sin perecer en el intento

Muchos investigadores estarán de acuerdo en que conseguir que los resultados de tu proyecto se publiquen es un proceso largo y tedioso. Y todavía puede complicarse más si no se hace una planificación financiera. Te preguntarás: ¿Qué necesito planificar?  

En primer lugar, necesitas saber cuáles son los costes asociados a las publicaciones de acceso abierto. Estos pueden incluir tasas de procesamiento de artículos, que incluyen los gastos de servicios editoriales, las revisiones por expertos y de publicación. Además de estas tasas, algunas revistas siguen cobrando cuotas adicionales por entrega y por servicios como figuras en color y datos suplementarios. Para facilitar la transición a este modo de publicación, viene bien elaborar un presupuesto que considere los requisitos de las entidades financiadoras, el apoyo económico que recibas por parte de tu institución y los gastos que suponga la publicación en la revista que escojas.  

Paso 1: ¿Qué exige tu financiador? 

Como suele decirse, quien paga manda. Para tener éxito en tu carrera como investigador, es recomendable adherirse a los requisitos que imponga la entidad financiadora, incluyendo las indicaciones para publicaciones con acceso abierto. Los financiadores no siempre facilitan esta información, de modo que, en general, necesitas considerar lo siguiente: 

  • ¿Tu financiador exige acceso abierto para los resultados de los proyectos que financia? 
  • En caso afirmativo, ¿tiene que ser acceso inmediato? ¿Requiere una licencia de Creative Commons? 
  • En caso afirmativo, ¿tu financiador ofrece los fondos para pagar las tasas de procesamiento de artículos de acceso abierto? 
  • En caso afirmativo, ¿cómo proporciona la financiación? ¿Deberías incluirla en tu propuesta de subvención, o se trata de una financiación en bloque a través de tu institución? 

A continuación, presentamos algunos ejemplos de las diferentes formas en que los financiadores pueden exigir publicaciones de acceso abierto y cómo facilitan los fondos para ello: 

  • Research Council of Finland: el acceso abierto es obligatorio y el coste debe calcularse como parte de los gastos generales, mientras que el coste de maquetación y edición son considerados gasto directo de la investigación. 
  • Canadian Cancer Society: el acceso abierto es obligatorio y, a ser posible, que sea inmediato o con una fecha de no más de 12 meses después de la publicación. Las tasas de acceso abierto se incluyen en el presupuesto de investigación.  
  • British Heart Foundation: el acceso abierto es obligatorio y, a ser posible, que sea inmediato o con una fecha de no más de 6 meses después de la publicación. La fundación ofrece financiación en bloque a las instituciones correspondientes para cubrir los gastos de publicación en acceso abierto.  
  • Bill & Melinda Gates Foundation: los investigadores financiados deben publicar en revistas con acceso abierto de tipo Oro y la fundación se encarga de cubrir los cargos por procesamiento de artículo, que paga directamente a la editorial.

Paso 2: ¿Desde dónde publicas?  

Además de los requisitos de tu financiador, te interesa considerar también el apoyo local que puedas recibir por publicar con acceso abierto. Muchos países están participando en los llamados “acuerdos transformadores”, según los cuales presupuestos existentes destinados a bibliotecas se reutilizan para publicaciones de acceso abierto. Gracias a estos acuerdos, los autores pueden publicar en acceso abierto en revistas híbridas sin gastos adicionales, y también en revistas de acceso abierto de tipo Oro de forma gratuita o pagando tasas reducidas. Algunos países que participan en este tipo de acuerdos son Suecia, Austria, Alemania, y muchos otros.  

Ahora que conoces lo que tu financiador requiere y lo que ocurre en tu localización, es hora de seleccionar revistas donde presentar tu trabajo. 

Paso 3: Escoge las revistas de acceso abierto correctas 

Este paso es esencial para que tu planificación presupuestaria funcione. Como investigador, debes empezar distinguiendo cuáles son los objetivos de tu proyecto y a qué público va dirigido. Después, debes encontrar revistas adecuadas que se ajusten al ámbito de tu investigación. Puedes encontrar revistas de buena reputación utilizando buscadores, directorios (como el DOAJ – Directory of Open Access Journals) y herramientas de clasificación de revistas. Todo esto te permitirá encontrar la mejor revista a la que dirigirte. Investiga y averigua cuáles son las políticas de acceso abierto que suelen tener las revistas y toma nota de sus tasas de publicación. Entonces ya puedes preseleccionar todas las revistas que encajen con tus objetivos y tu presupuesto.  

Paso 4: Determina los gastos asociados a tu publicación 

Los costes por procesamiento de artículos son los gastos que supone el proceso de publicación. A menudo es la responsabilidad del autor encontrar la financiación que cubra estos gastos. Estos APCs cambian mucho según el tipo de revistas de acceso abierto de que se trate, pero toda editorial que se precie debe mostrar esta información, que normalmente suele estar en secciones como “Instrucciones para autores” o “Tarifas de publicación”. Algunas revistas también cobran tarifas adicionales por servicios adicionales como imágenes a color, publicación rápida o material suplementario, entre otros. Puedes crear una tabla de comparación en una hoja de cálculo o utilizando alguna herramienta virtual, para encontrar la opción más rentable entre las revistas que has incluido en la lista de preselección sin comprometer la calidad ni la reputación de la revista. 

Paso 5: Elabora un prespuesto de publicación detallado

Con toda la información que acabamos de mencionar, es hora de elaborar un presupuesto completo de publicación. Los principales elementos que este presupuesto debe considerar son los siguientes: 

  • Preparación del manuscrito: esto incluye todos los gastos asociados con la maquetación, la revisión y las imágenes o gráficos que necesite tu artículo. 
  • Tarifas de presentación: algunas revistas cobran una cuota por recibir artículos, además de los gastos de procesamiento. 
  • Coste de la revisión por expertos: la mayoría de las revisiones se suelen ofrecer de forma voluntaria, pero algunas revistas pueden incluir un servicio adicional de revisión por expertos expedita, lo que supone un gasto extra.  
  • Tarifas de publicación y gastos suplementarios 
  • Gastos de contingencia: reserva una parte de tu presupuesto para gastos imprevistos que puedan surgir. Utiliza algún programa o calculadora virtual para hacer un seguimiento de tus gastos y medir tus movimientos de efectivo. Elabora informes y visualizaciones de tus datos financieros y, si lo necesitas, busca ayuda de algún gestor para solventar problemas de presupuesto.  

Ahora que conoces los requisitos de tu financiador, la posible ayuda que puedas recibir por parte de la biblioteca de tu institución y los gastos aproximados de tu publicación, debes introducir estos datos en el presupuesto de la solicitud para tu beca de investigación. ¡Si solo fuera así de sencillo! En el mundo académico, muchos procesos administrativos se parecen al dilema del huevo y la gallina, entre ellos el hecho de incluir los gastos de publicación de tu investigación. Es probable que estés leyendo este artículo porque estás buscando financiación para cubrir los gastos de procesamiento de artículo de tu ultimo manuscrito que acaba de ser aceptado para publicación. 

En scientifyRESEARCH, te ayudamos a encontrar financiación que cubra los gastos de publicación de acceso abierto. 

Nuestra misión en scientifyRESEARCH es ayudar a los investigadores a encontrar financiación para sus proyectos, lo que incluye la financiación de publicaciones de acceso abierto. Si tu artículo ya ha sido aceptado, estos son nuestros consejos para garantizar publicaciones sin problemas: 

  • Apoyo de tu institución: Muchas instituciones de investigación y universidades aportan fondos o son miembros de editoriales que ofrecen una reducción de los APCs a los investigadores afiliados; puedes ponerte en contacto con la biblioteca de tu departamento o institución para obtener más información.  
  • Entidades financiadoras de investigación: Algunos organismos de financiación ofrecen ayudas para publicaciones, incluso si la investigación no está financiada directamente por el organismo, entre ellos The Ehlers-Danlos Society, American Association of University Women (AAUW), y American Council of Learned Societies (ACLS). Con la versión premium de nuestra base de datos puedes identificar los tipos de ayudas a la financiación de publicaciones.
  •  Fondos de los departamentos: Contacta con tu departamento para más información, ya que algunos asignan presupuestos específicos para ayudar a su profesorado a cubrir las tasas de publicación.  
  • Financiación colectiva: Ha habido casos en los que los investigadores han utilizado plataformas de crowdfunding para recaudar fondos para su publicación. Contar con la ayuda de una red profesional y de las redes sociales puede ayudar a conseguir apoyo para tu trabajo. Algunas plataformas útiles podrían ser: Experiment.com, Medstartr o Kickstarter. Algunos actores del crowdfunding también se asocian con instituciones y bibliotecas; consulte a tu biblioteca si consideras esta opción. 

El panorama de la publicación con acceso abierto es dinámico y evoluciona constantemente. Mantenerse informado sobre las últimas actualizaciones para ajustar tu presupuesto es una buena idea. La flexibilidad y el mantenimiento de registros detallados de todos los gastos es clave para una gestión eficaz del presupuesto. En scientifyRESEARCH nos complace ayudar con información sobre financiación de la investigación, incluida la financiación de publicaciones de acceso abierto.  Echa un vistazo a nuestra lista de financiación para publicaciones de acceso abierto que mantenemos constantemente actualizada.

Referencias

[1] Difference between Green and Gold Open Access. Elsevier Author Services. Accessed October 23, 2023.

[2] Gadd, E., & Troll Covey, D. (2019). What does ‘green’ open access mean? Tracking twelve years of changes to journal publisher self-archiving policies. Journal of Librarianship and Information Science, 51(1), 106–122.

[3] Gajović S. Diamond Open Access in the quest for interdisciplinarity and excellence. Croat Med J. 2017 Aug 31;58(4):261-262. 

[4] Open Access Overview. Earlham College. Accessed October 23, 2023.

[5] Laakso, Mikael; Björk, Bo-Christer (2016). Hybrid open access—A longitudinal studyJournal of Informetrics. 10 (4): 919–932.

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